มนุษย์เงินเดือนปัจจุบันทำงานแข่งกับเวลา ด้วยปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น ทำให้ชั่วโมงการทำงานยิ่งยาวนานตามไปด้วย ยิ่งต้อง Work from home กันนาน ๆ ทั้งฟรีแลนซ์และพนักงานออฟฟิสเองก็ตาม ทำให้ไม่มีเวลาการเข้า-ออกงานที่ตายตัว เช่น เข้างาน 8 โมงเช้า เลิกงาน 5 โมงเย็นอีกต่อไปแล้ว เมื่อเป็นเช่นนี้ การบริหารจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งมีด้วยกันหลายเทคนิคที่สามารถนำมาใช้จัดการบริหารเวลา แต่อยากแนะนำ Eisenhower Matrix เทคนิคบริหารจัดการเวลาแบบประธานาธิบดี
Eisenhower Matrix หรือ Eisenhower Box ที่เราเรียกว่า เทคนิคการบริหารเวลาแบบประธานาธิบดี เพราะมีที่มาจากอดีตประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา Dwight D.Eisenhower ที่สร้างกรอบการทำงาน โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อจัดการกับปริมาณงานมากมายที่มีเข้ามา ด้วยการหยอดชิ้นงานลงในกรอบ
- ทำเลย
การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องลงมือ “ทำเลย” ไม่สามารถรอได้ เป็นงานที่มีกำหนดเวลาส่ง หรือเป็นงานที่มีฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องต้องรอทำต่อจากเรา
- วางแผน
การจัดลำดับงาน “วางแผน” จะเป็นงานที่มีความสำคัญเช่นกัน แต่มีระยะเวลาในการทำงาน เช่น มีระยะหนึ่งสัปดาห์ก่อนส่งงาน จึงสามารถทำในภายหลังได้
- หาคนช่วย
งานบางชิ้นเราไม่ต้องลงมือทำเอง สามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่น หรือยกมือขอความช่วยเหลือได้ เพื่อเป็นการแจกจ่ายงานออกไปจากตัว ถึงอย่างไรก็ตามเราก็ยังต้องติดตามงานอย่างใกล้ชิด
- ไม่ต้องทำ
เมื่อเอางานมาแผ่กางออกมา เราจะเห็นว่า งานบางชิ้นงาน เราไม่จำเป็นต้องทำ สามารถลบออกไปจากตารางงานได้เลย เมื่อเราคลี่งานออกมาได้แล้ว ก็ให้จับลงตาราง ดังนี้
- เร่งด่วน + สำคัญ = ทำเลย
งานที่มีความเร่งด่วนและมีความสำคัญ เป็นงานที่ต้องทำเลย รอไม่ได้ หากเป็นงานรายวัน ก็จะเป็น Priority work คือต้องทำก่อนเป็นอย่างแรก เช่น มีประชุมกับลูกค้าตอน 10 โมง มีประชุมทีมเวลา บ่าย 3 เป็นต้น
- ไม่เร่งด่วน + สำคัญ = วางแผน
ในกรอบงานนี้จะเป็นงานที่ไม่เร่งด่วน แต่เป็นงานที่มีความสำคัญ มีระยะเวลาให้ทำ มีกรอบของเวลาที่ชัดเจน เช่น ต้องส่งรายงานลูกค้าในทุกสิ้นเดือน
- ไม่สำคัญ + เร่งด่วน = หาคนช่วย
งานในกรอบนี้จะเป็นงานที่ไม่สำคัญ แต่กลับต้องทำอย่างเร่งด่วน ไม่สามารถรอได้ เช่น มีการประชุมด่วนที่ไม่ได้อยู่ในตารางนัดการประชุม หากเป็นเช่นนี้ คุณสามารถขอความช่วยเหลือให้คนในทีม เข้าประชุมนี้แทนได้
- ไม่เร่งด่วน + ไม่สำคัญ = ไม่ต้องทำ
ในกรอบสุดท้ายนี้ เป็นการคัดเอางานที่ไม่จำเป็นอย่างแท้จริงออก เช่น คุณตั้งใจจะเคลียร์อีเมลเก่า ๆ ทิ้ง แต่มีงานที่สำคัญกว่าในกรอบอื่น ๆ คุณก็สามารถตัดงานในกรอบนี้ทิ้งได้
